Podmínky ochrany osobních údajů

Informační memorandum o ochraně osobních údajů

Vážení zákazníci a obchodní partneři,

naše společnost Zafax Medical s.r.o. se sídlem na adrese Podolská 103/126, 147 00, Praha 4 Podolí, identifikační číslo 01723081, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 218189, provozuje internetové stránky dostupné na adrese www.zafax.shop (Portál) a zaměřuje se na distribuci a prodej kosmetických přípravků. V rámci Portálu rovněž provozujeme internetových obchod, ve kterém si můžete zakoupit nabízené zboží (Eshop).

V souvislosti s provozováním Portálu a Eshopu shromažďujeme a zpracováváme Vaše osobní údaje. V tomto informačním memorandu si můžete přečíst, u kterých osob k tomuto zpracování dochází, jakým způsobem tak činíme a jaká práva lze v této souvislosti uplatnit.

1. KDO JE SPRÁVCEM VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ A NA KOHO SE MŮŽETE OBRACET?

Správcem osobních údajů jsme my, tedy společnost Zafax Medical s.r.o., se sídlem na adrese Podolská 103/126, 147 00 Praha 4 Podolí, identifikační číslo 01723081, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C  218189.

Kontaktovat nás můžete na e-mailové adrese info@zafax.shop, prostřednictvím datové schránky d47vuwj nebo na telefonu +420 733 535 788.

2. ČÍ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V souvislosti s naší činností shromažďujeme a následně zpracováváme osobní údaje následujících skupin osob:

2.1 Zákazníci

Základními subjekty údajů, jejichž údaje zpracováváme, jsou samozřejmě naši zákazníci, kteří si zakoupí naše kosmetické přípravky na Eshopu.

2.2 Návštěvníci Portálu a Eshopu

Zpracováváme také osobní údaje návštěvníků Portálu a Eshopu, včetně těch návštěvníků, kteří nám poskytli souhlas se zasíláním obchodních sdělení nebo si na Portálu nebo Eshopu vytvořili svůj uživatelský účet.

2.3 Obchodní partneři

Další skupinou osob, jejichž osobní údaje zpracováváme v souvislosti s naší činností, jsou naši obchodní partneři.

2.4 Uchazeči o zaměstnání a zaměstnanci

Zpracováváme rovněž i osobní údaje našich zaměstnanců a případných uchazečů o zaměstnání v naší společnosti.

2.5 Naši dodavatelé

Další kategorií jsou naši dodavatelé různých služeb a zboží.

2.6 Ostatní subjekty

Mezi ostatní subjekty, jejichž údaje zpracováváme, řadíme zejména osoby, které se někdy zúčastnily některého z našich seminářů či jiné společenské akce, předaly nám svou navštívenku či s námi byly jinak v kontaktu, a zároveň nám poskytly souhlas se zasíláním obchodních sdělení.

Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat tím, že v některé z námi zaslaných zpráv kliknete na „zrušit odběr“.

3. JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

V závislosti na tom, v jakém jste vůči nám vztahu (viz typy subjektů o bod výše), o Vás zpracováváme zejména následující informace:

3.1 Obecné identifikační a kontaktní údaje

Jméno, příjmení (i bývalá), adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, e-mailová adresa a telefonní číslo, datum a místo narození, rodné číslo, vzdělání, titul, fotografie, historie zaměstnání, schopnosti a zkušenosti, zájmy, profesní oprávnění a členství, podpis, identifikační číslo (IČ), daňové identifikační číslo (DIČ), adresa sídla, spisová značka soudního či jiného obdobného řízení.

Kontaktovat nás můžete na e-mailové adrese eshop@zafax.cz, prostřednictvím datové schránky d47vuwj nebo na telefonu +420 733 535 788.

3.2 Fakturační údaje

Uchováváme a zpracováváme i faktury a další údaje, které nám jsou poskytnuty ze strany zákazníků a obchodních partnerů.

3.3 Informace o nákupu zboží v Eshopu

Jedná se o údaje o tom, jaké kosmetické přípravky a za jakou cenu jste si koupili.

3.4 Cookies

Jedná se o údaje, které slouží zejména k zajištění lepší uživatelské zkušenosti a personalizovaného obsahu na našem Portálu a Eshopu.

3.5 Záznamy z naší vzájemné komunikace

Jedná se především o záznamy z naší komunikace prostřednictvím jakéhokoliv komunikačního kanálu. Zejména tedy půjde o emailovou, písemnou či jinou společnou interakci mezi námi a Vámi. Nevyužíváme záznamy telefonních hovorů.

4. K JAKÝM ÚČELŮM OSOBNÍ ÚDAJE POTŘEBUJEME A NA JAKÉM PRÁVNÍM ZÁKLADĚ JE ZPRACOVÁVÁME?

Vaše osobní údaje používáme k účelům souvisejícím s naší činností, tedy v souvislosti s  prezentací, nabízením, distribucí a prodejem kosmetických přípravků zejména prostřednictvím Portálu a Eshopu. Jde zejména o (a) plnění našich smluvních povinností, (b) dodržování zákonných povinností, které se na nás vztahují, a (c) ochraně našich oprávněných zájmů. S výjimkou cookies a zpracování údajů za účelem nepřímého marketingu v zásadě nemusíme získávat Váš souhlas, neboť zpracování je nám umožněno přímo na základě právních předpisů.

Konkrétní účely jsou zejména následující:

1. prodej kosmetických přípravků na Eshopu – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění kupní smlouvy a splnění zákonných povinností, které se na nás vztahují;
2. komunikace s Vámi a jinými osobami v souvislosti s provozem Portálu a Eshopu – právním základem pro toto zpracování je uzavření a plnění kupní smlouvy, dodržování zákonných povinností, které se na nás vztahují, a ochrana našich oprávněných zájmů;
3. plnění požadavků dozorových a jiných státních orgánů, poskytnutí povinné součinnosti, včetně plnění zákonných povinností vyplývajících ze zvláštních právních předpisů (např. ze zákona o ochraně spotřebitele, zákona o zdraví lidu apod.) – právním základem pro toto zpracování je dodržování zákonných povinností, které se na nás vztahují;
4. přímý marketing (tzn. zasílání obchodních sdělení stávajícím zákazníkům a obchodním partnerům, včetně těch, se kterými jsme ukončili obchodní vztah nejpozději před 1 rokem) – právním základem pro toto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů;
5. nepřímý marketing – právním základem pro toto zpracování je Váš souhlas;
6. zajištění toho, aby Portál a Eshop správně fungovaly, a vyřešení případných problémů – právním základem tohoto zpracování je ochrana našich oprávněných zájmů;
7. obhajoba našich právních nároků v soudních, mimosoudních a jiných řízeních – právním základem je náš oprávněný zájem.

5. ODKUD OSOBNÍ ÚDAJE ZÍSKÁVÁME?

Osobní údaje získáváme povětšinou přímo od Vás, když je nám dobrovolně poskytnete. Osobní údaje můžeme získat taktéž od jiných osob na základě Vašeho souhlasu či od třetích stran, které jsou oprávněny k přístupu a sdílení Vašich osobních údajů. Údaje získáváme také z naší vlastní činnosti.

6. JAK DLOUHO OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Činíme veškeré kroky, abychom zajistili, že osobní údaje, které zpracováváme, spolehlivě odpovídaly zamýšlenému účelu a byly dostatečně přesné a úplné ke splnění účelů popsaných v tomto informačním memorandu. Osobní údaje tak uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu.

Níže uvádíme příklady některých z našich retenčních dob, které v této souvislosti dodržujeme:

1. osobní údaje pocházející z dokumentace a komunikace se zákazníky, obchodními partnery a dalšími osobami uchováváme nejdéle po dobu maximální zákonné délky promlčecí lhůty v daném případě, abychom mohli případně předkládat důkazy v soudních sporech a hájit naše zájmy;
2. osobní údaje pro účely přímého marketingu uchováváme po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále 1 rok od jeho ukončení;
3. účetní záznamy, kterými dokládáme naše účetnictví (a které mohou obsahovat některé, zejména fakturační osobní údaje), uchováváme v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, nejméně po dobu 5 let počínajících koncem příslušného účetního období; a
4. pokud nám udělíte souhlas se zpracováním a sdílením údajů za účelem jiného než přímého marketingu, budeme Vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než svůj souhlas odvoláte.

7. S KÝM OSOBNÍ ÚDAJE SDÍLÍME?

Vaše osobní údaje mohou být předávány třetím osobám, pokud je to nezbytné pro dosažení některého z účelů uvedených výše. Seznam externích subjektů se v čase mění a zároveň může být částečně chráněn obchodním tajemstvím, nicméně Vám zveřejňujeme alespoň kategorie potenciálních příjemců.

V rámci naší činnosti využíváme řadu externích subjektů, které pověřujeme výkonem některých činností tvořících součást našich Služeb, abychom zajistili naše co nejefektivnější fungování. V rámci tohoto outsourcingu může docházet i ke zpracování osobních údajů zákazníků, obchodních partnerů a dalších osob, a to na základě právních předpisů (k tomuto zpracování tedy nepotřebujeme souhlas). Naši dodavatelé se tak stávají zpracovateli, jsou však oprávněni s osobními údaji zákazníků, obchodních partnerů a dalších osob nakládat pouze pro účely činností, které pro nás vykonávají. Jedná se například o advokátní kanceláře, poskytovatele IT služeb, marketingové agentury, reklamní agentury, grafiky, designéry či jiné výtvarníky, subjekty vymáhající pohledávky, poskytovatele správy dokumentů a záznamů apod.

8. POUŽÍVÁME AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?

V rámci naší činnosti žádné osobní údaje automaticky nezpracováváme, ani neužíváme automatizované rozhodování.

9. JAKÁ MÁTE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OCHRANOU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Ochrana Vašeho soukromí je pro nás prioritou, a proto bereme uplatňování Vašich práv vážně. Preferovaným způsobem, kterým můžete svá práva vůči nám uplatnit, je využití datové schránky, která bezpečně umožňuje ověření Vaší totožnosti. ID naší datové schránky je d47vuwj. V případě, že zvolíte jiný způsob, u něhož budou o Vaší totožnosti důvodné pochyby, můžeme Vás požádat o poskytnutí dodatečných informací k jejímu ověření.

Veškerá sdělení a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pokud by však byla žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že by se opakovala, jsme oprávněni si účtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací.

Vyjádření a případně informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme co nejdříve, nejpozději však do jednoho měsíce. Lhůtu jsme oprávněni v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o dva měsíce. O prodloužení včetně uvedení důvodů Vás budeme informovat.

1. Máte právo na přístup k Vašim údajům – můžete nás požádat jednak o potvrzení, že zpracováváme Vaše údaje a dále o poskytnutí kopie těchto údajů.
2. Máte právo na opravu a doplnění Vašich údajů – můžete nás požádat, abychom opravili nepřesné údaje. Současně máte právo na to, abychom doplnili případné neúplné údaje.
3. Máte právo na výmaz – dále nás můžete požádat o to, abychom Vaše údaje bez zbytečného odkladu vymazali, ledaže nám svědčí právní titul pro zpracování.
4. Máte právo na omezení zpracování – můžete nás požádat, abychom omezili zpracování Vašich údajů (tzn., abychom je nevyužívali, avšak zároveň aby nedošlo k jejich úplné likvidaci).
5. Máte právo na přenositelnost Vašich údajů – máte právo na to, abychom Vám poskytli údaje, které se Vás týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popřípadě na to, abychom tyto údaje předali jinému správci.
6. Máte právo vznést námitku – máte právo vznést námitku proti zpracovávání údajů, které je prováděno pro účely našich oprávněných zájmů. Pokud Vám následně nedokážeme prokázat, že máme závažné důvody pro takovéto zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo které je nutné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, bude zpracování Vašich osobních údajů zastaveno.
7. Máte právo odvolat svůj souhlas – pokud ke zpracování Vašich údajů využíváme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu má posléze účinky pouze do budoucna, tudíž nebude jakkoliv narušena zákonnost předcházejícího zpracování. K odvolání souhlasu můžete využít některý z kontaktů uvedených výše, přičemž toto odvolání musí obsahovat informaci o tom:
   • kdo odvolání podává (připojte tedy jméno, příjmení, adresu bydliště, datum narození, popř. další Vaše identifikační údaje); a
   • jaký konkrétní souhlas odvoláváte a v jakém rozsahu.
8. Máte právo podat stížnost u ÚOOÚ – pokud se z jakýchkoliv důvodů domníváte, že zpracování Vašich údajů neprobíhá v pořádku, můžete se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, telefon: +420 234 665 111.

10. PŘEDÁVÁME OSOBNÍ ÚDAJE DO TŘETÍ ZEMĚ NEBO MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE?</span >

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

11. BEZPEČNOST

V rámci snahy o co největší zabezpečení Vašich osobních údajů činíme odpovídající technická, fyzická, právní a organizační opatření v souladu s platnými zákony o soukromí a bezpečnosti dat. Máte-li důvod se domnívat, že Vaše komunikace s námi již není bezpečná (např. pokud nabudete dojmu, že bezpečnost jakýchkoli osobních údajů, které jste nám svěřili, byla ohrožena), neprodleně nás, prosím, na tuto skutečnost upozorněte prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše.